4 tips voor een vlotte WMS implementatie
Een warehouse management systeem (WMS) maakt voorraadbeheer een stuk eenvoudiger. Met zulke magazijnsoftware heeft u real time inzicht in de inslag, opslag en uitslag van goederen. Heeft u een nieuw WMS aangeschaft? Met onze tips verloopt de implementatie op rolletjes.
1: Werkprocessen opnieuw beoordelen
Het gebeurt vaak dat bedrijven bij het gebruik van een nieuw WMS op dezelfde wijze blijven werken, alleen dan aangestuurd door een nieuw systeem. U moet dan niet raar opkijken als er geen vooruitgang wordt geboekt in het sneller, beter of efficiënter werken. Wie een nieuwe auto koopt maar dezelfde route naar het werk blijft rijden, zit door de aanschaf van de auto niet opeens veel eerder achter zijn bureau.
Echte verbeteringen realiseert u pas als u anders gaat werken. Een nieuw WMS maakt het mogelijk om processen opnieuw in te richten. Denk aan het slimmer verdelen van taken onder de medewerkers op de vloer of aan nieuwe technieken, zoals voicepicking of pick-to-light. Misschien kunt u zelfs stappen in het proces overslaan, bijvoorbeeld in de vorm van crossdocking.
2: Maatwerk WMS
Vaak ontstaat tijdens de implementatie aanvullende eisen en wensen aan het WMS. Vaak gaat het om eisen en wensen met betrekking tot situaties die maar zelden voorkomen, maar die wel veel tijd, geld en energie vergen, zeker als het maatwerk betreft. Houd de focus op het oorspronkelijke doel om te voorkomen dat het project de planning en het budget overschrijdt.
Er zijn warehouse management systemen met uitgebreide ondersteuning op het gebied van normtijden. In deze systemen wordt aan elke taak, zoals het lezen van de pickopdracht en het lopen naar de juiste locatie, een normtijd gehangen. Aan de hand van de orderregels en de inrichting van het magazijn berekent het WMS de benodigde tijd.
Maatwerk zorgt ook na de ingebruikname regelmatig voor problemen, bijvoorbeeld als het WMS een update krijgt. Zo’n update betreft echter alleen het standaard deel van het WMS. Maar de veranderingen in dat deel beïnvloeden meestal ook het maatwerk. Met als gevolg dat het maatwerk opnieuw moet worden aangepast. Kortom: maatwerk in WMS is ook na de ingebruikname vaak een blok aan het been van applicatiebeheerders.
3: Betrek medewerkers
Het succes van een nieuw WMS hangt voor een belangrijk deel af van de gebruikers. Het zijn de expeditie medewerkers, heftruckchauffeurs, orderpickers en andere medewerkers die vertrouwen in het nieuwe systeem moeten hebben. Draagkracht in de organisatie verhoogt het effectieve gebruik van het systeem. Daarnaast is het cruciaal dat ze weten hoe ze er optimaal mee kunnen of zelfs moeten werken.
Als het WMS goed functioneert, komt de acceptatie van de gebruikers vanzelf. Als die acceptatie pas enkele dagen of weken na de ingebruikname volgt, heeft dat in tussentijd waarschijnlijk voor veel problemen gezorgd: onvolledige orders, niet kunnen uitleveren en het maken van talrijke overuren. Het is daarom van groot belang om tijdens de implementatie aan de acceptatie door de gebruikers te werken. Vertel waarom een nieuw WMS nodig is, hoe het systeem werkt en welke voordelen het heeft. Train de medewerkers in het gebruik van nieuwe technieken, zoals voicepicking. De mensen op de vloer weten namelijk als geen ander waar in het warehouse de knelpunten zijn.
4: Testen is het toverwoord
De meeste WMS’en zijn al meerdere keren in verschillende warehouses geïmplementeerd. Al die implementaties zijn echter geen garantie voor een feilloos werkend WMS in uw magazijn. De koppeling met het ERP-systeem, de verwerkingscapaciteit van de server of het enorme aantal transacties dat het systeem moet verwerken: één fout en uw magazijn is behoorlijk ontregeld. Test het systeem daarom uitgebreid van tevoren. En test dan niet alleen of één order feilloos wordt afgehandeld, maar ook of dat het geval is als tientallen, honderden of duizenden orders tegelijk in het systeem worden ingevoerd. Stel samen met de WMS-leverancier testprocedures op, waarbij tijdens het testen bewust fouten worden gemaakt.
